5 zalet wdrożenia systemów wideokonferencyjnych
Kategoria : Optymalizacja kosztów komunikacji , Systemy wideokonferencyjne
Wstęp
Gdy rozmawiam ze znajomymi o systemach wideokonferencyjnych, najczęstsza odpowiedź laików jest taka: „Po co jest coś takiego, przecież mogę porozmawiać przez telefon, połączenia mam w cenie abonamentu. Przecież systemy wideokonferencyjne są bardzo drogie, to nigdy się nie zwróci”. Czy to prawda? Odpowiedzią nie jest „tak” albo „nie”, najcześciej „to zależy”.
Kto powinien rozważać zakup systemów wideokonferencyjnych?
Kupno profesjonalnych systemów wideokonferencyjnych wiążę się ze znaczącą inwestycją, więc ewentualne zalety muszą z nawiązką rekompensować koszty.
Zacznijmy od tego kto nie odczuje jakichkolwiek korzyści po wdrożeniu wideokonferencji w swojej firmie. Są ta małe działaności, złożone z kilku pracowników, z jednym biurem. W takim przypadku kupno systemu wideokonferencyjnego ma sens jedynie w przypadku gdy istnieje potrzeba komunikacji z zewnętrznymi parterami, a ich lokalizacja znajduje się w znacznej odległości geograficznej.
Dla kogo więc są przeznaczone systemy wideokonferencyjne? Ich targetem są klienci, których specyfika pracy wymaga częstej komunikacji wewnętrznej jak i zewnętrznej. Idealnym przykładem są firmy z kilkoma oddziałami, zaangażowanymi w wspólne prowadzenie projektów wewnętrznych jak i zewnętrznych z firmami umieszczonymi w dużej odległości geograficznej. W takim przypadku inwestycja w wideokonferencje lub nowoczesny system komunikacji jak Skype dla firm lub Cisco Spark ma sens, rezultatem jest zwiększenie komfortu i efektywności pracy pracowników. W ten sposób płynnie przeszliśmy do 5 podstawowych zalet stosowania systemów wideokonferencyjnych.
5 podstawowych zalet stosowania systemów wideokonferencyjnych
1. Oszczędza czas i pieniądze
„Tradycyjny” model spotkań wymaga czasu i pięniędzy. Czas, który pracownicy mogliby wykorzystać produktywnie jest tracony na podróże a fundusze na hotele, koszt transportu, diety.
Znam z doświadczenia firmy, które po wprowadzeniu nowoczesnych systemów komunikacji, w tym wideokonferencji, przy wsparciu zarządu zredukowały ilość podróży o 80%. Spowodowało to znaczące oszczędności, które spowodowały że inwestycja w systemy komunikacji oprócz usprawnień w innych obszarach opłacała się także finansowo.
2. Zwiększona efektywność zespołów, łatwe dzielenie się treścią
Tradycyjnie praca nad projektami odbywa się przy użyciu e-maila albo telefonu. Nie są to narzędzia idealnie spełniające tę funkcję – o ile przy użyciu telefonu i mos
tka konferencyjnego jest możliwe prowadzenie projektów mimo ograniczeń związanych z tą technologią, to użycie e-maila skutkuje tasiemcami, w których z czasem wszyscy się gubią i tak naprawdę nikt nie wie na jakim etapie znajduje się projekt i kto ma jakie zadania do wykonania.
Systemy wideokonferencyjne umożliwiają łatwą realizację połączeń w celu sprawdzenia postępów projektu, podczas spotkania uczestnicy się widzą i słyszą wzajemnie i mogą dzielić się treścią z swoich urządzeń, przykładowo prezentacji albo arkuszy kalkulacyjnych. Systemy wideokonferencje zaczynają też wspierać nowe technologie jak: tablica, głosowanie.
3. Sprawniejsza komunikacja
Według badań psychologów (Mehrabian & Wiener, 1967 and Mehrabian & Ferris, 1967) komunikacja międzyludzka składa się z 3 czynników:
- Język ciała
- Ton głosu
- Treść przekazu.
Nie chcę w tym artykule dyskutować o tym jaka jest ważność każdego z tych czynników. Myślę jednak, że każdy się zgodzi że brak możliwości interakcji wizualnym z uczestnikiem zdecydowanie redukuje jasność przekazu. Przykładowo, podczas negocjacji prowadzonych przez telefon jesteśmy
pozbawieni możliwość obserwacji partnera lub partnerki i ich reakcji na negocjacje.
W przypadku wykorzystania wideokonferencji rozmowy są wzbogacane o ten czynnik, w rezultacie po skończonych rozmowach uczestnicy lepiej rozumieją tematy przedyskutowane podczas spotkania.
4. Ułatwienie koordynacji spotkań
Każdy pracownik większej firmy, wie jak demotywująco mogą działać problemy z koordynacją spotkań pomiędzy pracownikami znajdującymi się w różnych lokalizacjach. Wybór miejsca 
spotkania, koordynacja podróży, opóźnienia, korki – to wszystko powoduje że spotkania trzeba ustalać z dużym wyprzedzeniem, a najczęściej i tak są problemy wynikające z opóźnień spowodowanych wydarzeniami losowymi. Po wdrożeniu systemu wideokonferencyjnego problemy z koordynacją spotkań zdecydowanie się redukują.
Systemy wideokonferencyjne umożliwiają dołączenie się do spotkania z każdej lokalizacji wyposażonej w sprzęt wideokonferencyjny – najczęściej jest to „bazowe” biuro pracownika. Tworzony jest wirtualny pokój konferencyjny w którym uczestnicy widzą się nawzajem i są w stanie interaktywne pracować nad projektem.
5. Elastyczność, brak ograniczeń czasowych, spotkania ad-hoc
Grupa „miękkich” zalet wprowadzenia wideokonferencji, decydująca o tworzeniu przewagi nad konkurencją. W dzisiejszych czasach trendy są kreowane błyskawicznie przez media internetowe. Firmy, które nie reagują szybko na sytuację, zostają prześcignięte przez organizację które są dostosowane do szybkiej wymiany informacji i reagowania na nowe sytuacje. Systemy wideokonferencyjne są jednym z narzędzi to umożliwiających.
Czy zgadzasz się z tym artykułem? A może uważasz że znasz inne zalety wprowadzenia systemów wideokonferencyjnych? Komentuj pod artykułem :).
W następnym wpisie zajmiemy się głównymi zagrożeniami o których trzeba pamiętać przy wdrożeniu systemów wideokonferencyjnych.
